Vacant positions

Nytænkende og selvstændigt arbejdende studiesekretær søges til understøttelse af drift og udvikling af Fællesadministrationen

Ved Fællesadministrationen for Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde på Aalborg Universitet, Campus København er en stilling som kontorfunktionær ledig til besættelse fra 1. december eller snarest derefter.

Stillingsbeskrivelse

Har du blik for nytænkning af arbejdet med planlægning og udvikling af administration, og er du interesseret i uddannelsesadministration? Kan du planlægge og afslutte driftsopgaver og samtidig have fokus på service, udvikling og effektivisering? Trives du i en organisation, hvor kvalitet og høj faglighed er i højsædet, og hvor arbejdsopgaverne varierer hastigt? Så har vi jobbet til dig.

Fællesadministrationen for Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde søger en medarbejder til studieområdet med tiltrædelse 1. december 2021 eller snarest muligt.

Stillingen er på 37 timer og placeret i København.

Fællesadministrationen understøtter to institutter på en lang række områder, og den opslåede stilling dækker opgaver i understøttelsen af uddannelser under Institut for Sociologi og Socialt Arbejde. Stillingen er placeret i København.  Du har en kollega på matriklen og 20 kolleger på distancen i Aalborg.

Arbejdsopgaverne består overordnet af følgende:

  • Kontakt til og servicering af undervisere, studerende, gæsteforelæsere og censorer

Hertil kommer en række driftsopgaver som:

  • Semesterplanlægning og –drift i samarbejde med koordinatorer
  • Skemalægning og lokalebookning
  • Eksamens- og reeksamensplanlægning; herunder administrere eksaminer i Digital Eksamen og udarbejde eksamensbeviser på de afsluttende semestre
  • Timestyring af undervisningsopgaver
  • Daglig sagsbehandling og anvendelse af diverse administrative systemer
  • Institutopgaver herunder bestilling af IT-udstyr

Derudover forventes det, at vores studiesekretærer deltager i afvikling af diverse ad hoc- og udviklingsopgaver, holder sig opdateret om gældende retningslinjer samt deltager i kurser og holder sig ajour med diverse administrative systemer.

Kvalifikationskrav

Du har gode kompetencer inden for kommunikation, koordinering, administration, sagsbehandling, rådgivning og vejledning.

Desuden forestiller vi os, at vores nye kollega har:

  • En relevant kontorfaglig uddannelse eller en uddannelse som administrationsbachelor
  • Stor selvstændighed i opgavevaretagelsen
  • Evnen til at bevare overblikket, holde hovedet koldt og til at udvikle effektive arbejdsgange
  • Indgående kendskab til IT-værktøjer herunder Office-pakken
  • Gode skriftlige og mundlige kommunikative evner både på dansk og engelsk
  • Kendskab til systemerne Moodle, Kosmo, WorkZone og STADS er en fordel men ikke et krav
  • En udadvendt, positiv og imødekommende tilgang, er serviceorienteret, har gode samarbejdsevner samt et godt humør.

Vi lægger desuden vægt på:

  • Egenskaber som selvstændighed, ansvarsbevidsthed og fleksibilitet
  • Gode evner til et bredt samarbejde med vore interessenter i undervisergrupper, studerende samt på tværs af vore teams i Fællesadministrationen
  • Evnen til at arbejde selvstændigt, fokuseret og struktureret og at kunne trives i et travlt miljø med mange henvendelser
  • At du er opsøgende i din opgaveløsning
  • At du er indstillet på at bidrage til at løfte de samlede arbejdsopgaver i studiesekretariatet

Vi tilbyder:

  • Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed i arbejdstilrettelæggelsen
  • Dygtige og omsorgsfulde kollegaer og et godt arbejdsmiljø
  • Et dynamisk og udviklingsorienteret uddannelsesmiljø

Vi ønsker stillingen besat pr. 1. december 2021 eller snarest muligt. Vi forventer at afholde samtaler i uge 46, så søg allerede i dag og senest onsdag 10. november 2021.

Har du spørgsmål til stillingen, kan du kontakte sekretariatschef Otto Simonsen, tlf. 9940 9607, mail: osi@id.aau.dk 

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1173467

Ansøgningsfrist

10/11/2021

Søg stillingen online
Positions from category

Online application - some good advice

Online application - some good advice

Aalborg University uses an electronic recruitment system for receiving applications. Towards the bottom in the respective job advertisement you will find a link, which you need to use when applying for the position. Before uploading your application it is important that you have all relevant documentation ready in a Word or PDF format, as you need to upload all material at the same time. You cannot leave the application and return to it a couple of hours later without having to start over.

The system does not support ZIP or images files. Filenames can only contain numbers and letters, and each document must take up no more than 20 MB.

If you experience technical problems, we encourage you to try again. If the technical problems, contrary to expectation, cannot be solved, please contact the member of staff listed as the contact person in the job advertisement.