Vacant positions

Nyoprettet koordinatorstilling til Internationalt Kontor på Aalborg Universitet (AAU)

Ved Internationalt Kontor (IK) i Studieservice på Aalborg Universitet, er en nyoprettet fuldtidsstilling (37 timer ugentligt) som international koordinator ledig. Stillingen ønskes besat pr. 1. oktober 2022 eller snarest herefter.

Stillingsbeskrivelse

Opgaverne på kontoret bliver flere, og omfanget af administrative processer vokser tilsvarende. Vi leder derfor efter en kollega, der kan favne mange opgaver samtidigt og på samme tid udstråle imødekommenhed, når en studerende, en samarbejdspartner eller en kollega efterspørger hjælp. Arbejdsområdet vil være bredt, idet vi har brug for en kollega, der opbygger viden og kompetencer på området for ind- og udrejsende udvekslingsstuderende. En stor del af opgaverne, men ikke udelukkende, har relation til Erasmus+, som blandt andet dækker udvekslings- og stipendiemuligheder for AAU studerende, der rejser på udlandsophold. Kontoret står desuden overfor at implementere et nyt it-standardsystem, hvorfor du også vil blive inddraget i driften omkring dette. Du kan forvente at få selvstændige ansvarsområder inden for alle dele af din portefølje.

Opgaver består bl.a. i:
  • Ansvarlig for sagsbehandling af ansøgninger i forskellige it-systemer for både ind- og udrejsende udvekslingsstuderende samt inddatering af data til brug for afrapportering
  • At være en del af kontorets Erasmus+ team, herunder bl.a. at opbygge ekspertviden i Erasmus+ Beneficiary module
  • Bidrage til koordinering af AAUs udvekslingsaftaler- og partnere
  • Bidrage, sammen med teamet, med ibrugtagning og daglig drift af nyt standard it-system
  • E-mail, telefon- og personlig vejledning af studerende, der ønsker at tilbringe et semester på AAU eller hos en AAU partner – dvs. både ind- og udrejsende udvekslingsstuderende
  • Ansvarlig for koordinering af fælles postkasser.
På IK arbejder vi i et spændende og ofte travlt miljø, hvor hjertet banker for internationalt uddannelsessamarbejde. Du skal være indstillet på at lægge en ekstra arbejdsindsats i særligt spidsbelastede perioder. Der kan forekomme mindre rejseaktivitet.

Om dig:
Som person er du tålmodig, og det falder dig naturligt at levere en venlig og imødekommende service over for studerende, samarbejdspartnere og kolleger. Du har masser af gå på mod, og du vil gøre en ekstra indsats for, at sagsbehandlingen opleves nem og ligetil. Du er detaljeorienteret og sætter en ære i, at opgaver udføres med akkuratesse. Du giver dig tid til og værdsætter kollegial sparring, således at enhver given opgave løses bedst muligt.

Stillingen stiller krav til gode mundtlige og skriftlige dansk- og engelskkundskaber. Erfaring med sagsbehandling og det internationale uddannelsesområde samt koordinering af et stort antal opgaver og henvendelser giver dig det bedste udgangspunkt for at kunne bestride stillingen. Vi forventer, at du har gode samarbejdsevner og bidrager med både opgavevaretagelse og positivitet i afdelingen.

Du er et fleksibelt, serviceminded og systematisk menneske, der kan lide at arbejde med sagsbehandling, som i høj grad er ensbetydende med samtale og korrespondance med studerende og partnere. Du er desuden meget grundig og struktureret og tilegner dig hurtigt ny viden.  

Om Internationalt Kontor:
Internationalt Kontor består af syv engagerede og erfarne fuldtidsmedarbejdere og en områdechef. IK-teamet lægger stor vægt på godt samarbejde og imødekommenhed både indbyrdes og i forhold til øvrige samarbejdspartnere. Vi er i høj grad et driftskontor, og vi løser vores opgaver på en professionel og seriøs måde i en uformel omgangstone. Vi er desuden et kontor, der påvirkes af, hvor vores studerende opholder sig i verden omkring os, som eks. ved en pandemi, en orkan i Sydamerika, skovbrand i USA, uroligheder i Hong Kong. Det betyder, at vi altid skal være klar til at smide, hvad vi har i hænderne for at klare nye/akutte opgaver.

Mere om stillingen:
Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning senest d. 17. august 2022. Din ansøgning skal være vedhæftet CV, eksamensbevis og anden dokumentation. Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler i uge 34.

Hvis du har spørgsmål til indholdet i stillingen, er du velkommen til at kontakte International Koordinator Trine Østergaard Vaagholt, mail trn@adm.aau.dk / 9940 9656, International Koordinator Mette Sæderup Thorvaldsen, mail mes@adm.aau.dk / 9940 7512, eller chef for Internationalt Kontor Birgitta S. Madsen, mail bsm@adm.aau.dk / 9940 7504. Trine og Birgitta er på kontoret fra 2. august 2022 og Mette fra 9. august 2022.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Arbejdssted:
Aalborg

Stillingsnummer

1193720

Ansøgningsfrist

17/08/2022

Søg stillingen online
Positions from category

Online application - some good advice

Online application - some good advice

Aalborg University uses an electronic recruitment system for receiving applications. Towards the bottom in the respective job advertisement you will find a link, which you need to use when applying for the position. Before uploading your application it is important that you have all relevant documentation ready in a Word or PDF format, as you need to upload all material at the same time. You cannot leave the application and return to it a couple of hours later without having to start over.

The system does not support ZIP or images files. Filenames can only contain numbers and letters, and each document must take up no more than 20 MB.

If you experience technical problems, we encourage you to try again. If the technical problems, contrary to expectation, cannot be solved, please contact the member of staff listed as the contact person in the job advertisement.