Vacant positions

Studieadministrativ medarbejder til Institut for Medicin og Sundhedsteknologi

Ved Institut for Medicin og Sundhedsteknologi (HST) på Aalborg Universitet, er en fuldtidsstilling som studieadministrativ medarbejder ledig til besættelse pr. d. 1. november 2022 eller snarest herefter, og frem til d. 31. oktober 2024.

Stillingsbeskrivelse

Da en af vores gode kolleger har fået orlov til andre interne opgaver de næste 2 år, får vi brug for en ny kollega i studieadministrationen. Der kan blive mulighed for forlængelse af ansættelsesperioden.

Du vil komme til at arbejde sammen med 13 dygtige kolleger, som alle arbejder med studieadministration på forskellig vis.

Studieadministrationen er bl.a. kendetegnet ved, at opgaver og vilkår er i løbende forandring. Det betyder også, at vi har øje for hinanden, og for hvordan vi kan udvikle vores opgaveløsning sammen med de mange aktører, vi samarbejder med.

Som medarbejder i studieadministrationen vil du få en hverdag med kontakt til mange forskellige samarbejdspartnere – fx studerende, undervisere, uddannelsesledelse og selvfølgelig kollegerne i studieadministrationen.

Opgaverne i studieadministrationen

Studieadministrationen ved HST løser en lang række administrative opgaver i tilknytning til instituttets bachelor-, kandidat- og masteruddannelser. Vi løser desuden opgaver i tæt samarbejde med vores kolleger ved Klinisk Institut, som bl.a. udbyder kandidatuddannelsen i Medicin (lægeuddannelsen).

En af de større forandringer som vi står overfor, er at vi til januar 2023 flytter til nye lokaler, som er beliggende i sammenhæng med det nye supersygehus i Aalborg. Allerede nu fylder den flytteproces rigtig meget.

Opgaverne i studieadministrationen spænder bredt og kan bl.a. beskrives med følgende overskrifter.

  • Planlægning og administration vedr. uddannelser/semestre – fx skemalægning, lokalebooking mv
  • Planlægning og administration af eksamener
  • Kommunikation og samarbejde med studerende, undervisere og uddannelsesledelse
  • Informationer til studerende og undervisere – herunder opgaver vedr. hjemmesider
  • Betjening af en lang række studieadministrative systemer
  • Bidrag til uddannelsernes kvalitetsarbejde – fx gennem mødeunderstøttelse
  • Understøttelse af organisatoriske organer og mødefora – fx studienævn, ledelsesmøder etc.
  • Understøttelse af organisationens strategiske indsatser (studiestart, karriereindsatser mv.)
  • Ad hoc-opgaver af mere midlertidig karakter    

 

Ud over nævnte opgaver er der i studieadministrationen løbende fokus på udvikling af vores arbejdsprocesser og vores rolle som studieadministration. I den kommende tid vil der bl.a. være særligt fokus på digitalisering.

Dine konkrete opgaver

En væsentlig del af dine opgaver vil fra starten af være planlægning og administration vedr. en eller flere uddannelser/semestre og eksamener knyttet hertil. Derudover vil der komme øvrige opgaver, som bidrager til, at det samlede puslespil omkring opgaver i studieadministrationen går op. Den endelige opgaveportefølje, som du starter ud med, vil derfor afhænge af dine kvalifikationer, din motivation og de samlede behov i studieadministrationen.

 

Kvalifikationer

Den ideelle kandidat lever bl.a. op til følgende:

Faglige kvalifikationer

  • Har erfaring med studieadministration fra en offentlig uddannelsesinstitution
  • Er fortrolig i anvendelsen af studieadministrative systemer (På AAU anvendes bl.a.: Moodle, Digital Eksamen, STADS, WorkZone, Microsoft Teams mv.)
  • Har interesse i udviklingsprocesser og gerne i digitalisering af arbejdsprocesser
  • Har interesse i sagsbehandling i bred forstand
  • Har gode kompetencer til både skriftlig og mundtlig kommunikation
  • På Aalborg universitet er arbejdssproget både dansk og engelsk så det er væsentligt, at du kan begå dig på engelsk i både skrift og tale. I dagligdagen er det dog dansk, der fylder

Personlige kvalifikationer

  • Evner at arbejde systematisk og struktureret – har overblik og sans for detaljer
  • Har gode samarbejdsevner og blik for det fælles
  • Kan arbejde selvstændigt
  • Fungerer godt i et arbejdsmiljø, der i perioder er hektisk og omskifteligt
  • Bidrager til det sociale fællesskab

 

Uddannelsesbaggrund

Vi forestiller os, at du er kontoruddannet, men du kan også have anden relevant uddannelsesbaggrund – fx som professionsbachelor i offentlig administration eller lignende.

Den endelige opgaveportefølje vil vi tilpasse til den relevante profil, men der er behov for, at du er fleksibel og indstillet på, at opgaverne skifter over tid.

Om arbejdspladsen i øvrigt

Kan du se dig selv i ovenstående, så tilbyder vi en arbejdsplads, hvor:

  • Vi hjælper hinanden og sparer om opgaverne – og hvor omgangstonen er uformel og ordentlig
  • Der løbende er mulighed for forskellige typer af kompetenceudvikling
  • Arbejdstiden er fleksibel, og der er mulighed for hjemmearbejdsdage

 

Om Institut for Medicin og Sundhedsteknologi

Ved Institut for Medicin og Sundhedsteknologi er der ca. 50 medarbejdere i tekniske og administrative stillinger. Disse understøtter ca. 180 medarbejdere, der arbejder med uddannelse og forskning på det Sundhedsvidenskabelige Fakultet.

På instituttet er aktuelt tilknyttet ca. 1600 studerende fordelt på 12 uddannelser.

Du kan læse mere om instituttet HER og se mere om de ansatte i studieadministrationen HER

Samtaler forventes afholdt tirsdag d. 11. oktober og onsdag d. 12. oktober 2022 (uge 41).

Yderligere info

Har du spørgsmål eller brug for yderligere info er du meget velkommen til at kontakte følgende:  

Berit Lund Sørensen, e-mail: blc@hst.aau.dk eller på telefon 99403748

Dennis Overgaard Zacho, e-mail: doz@hst.aau.dk eller på telefon 61967081

I forbindelse med at vi flytter til nye lokaler vil alle medarbejdere som udgangspunkt skulle arbejde hjemmefra i perioden frem til medio januar.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår iht. OAO-S-fællesoverenskomsten, organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. Der er mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1197274

Ansøgningsfrist

05/10/2022

Søg stillingen online
Positions from category

Online application - some good advice

Online application - some good advice

Aalborg University uses an electronic recruitment system for receiving applications. Towards the bottom in the respective job advertisement you will find a link, which you need to use when applying for the position. Before uploading your application it is important that you have all relevant documentation ready in a Word or PDF format, as you need to upload all material at the same time. You cannot leave the application and return to it a couple of hours later without having to start over.

The system does not support ZIP or images files. Filenames can only contain numbers and letters, and each document must take up no more than 20 MB.

If you experience technical problems, we encourage you to try again. If the technical problems, contrary to expectation, cannot be solved, please contact the member of staff listed as the contact person in the job advertisement.