HR-MEDARBEJDER TIL INSTITUT FOR KEMI OG BIOVIDENSKAB (BARSELSVIKARIAT)

Motiveres du af en dagligdag fyldt med spændende og mangeartede HR-opgaver? Trives du med, at opgaverne er foranderlige og komplekse, og er du en team-player – og vil du samtidig være del af et institut, hvor vi er med til at løse store, aktuelle samfundsudfordringer som fx den bæredygtige omstilling og kortlægning af coronavirus mutationer? Så er du måske vores nye barselsvikar fra 1. maj 2023. Ansættelsen sker for et år med evt. mulighed for forlængelse.

Stillingsbeskrivelse

Har du en helhedsorienteret organisationsforståelse og trives med at give god service og opbygge positive relationer?

HR-funktionens vigtigste opgave er at sørge for ansættelse af Institut for Kemi og Biovidenskabs medarbejdere såvel det videnskabelige som det teknisk-administrative personale. Du er tovholder for ansættelsesprocesserne lige fra stillingsopslaget til ansættelseskontrakten, og derudover har du også ansvaret for bl.a. vedligeholdelse af personaledata på alle nuværende ansatte, herunder fx løbende at registrere afholdelse af ferie og sygdom.

I stillingen som HR-medarbejder ved Institut for Kemi og Biovidenskab på Aalborg Universitet vil du indgå i institutteamet, der bredt understøtter instituttets administration og ledelse. Sekretariatet arbejder som et team i en hverdag, hvor vi er det naturlige omdrejningspunkt for mange forskelligartede opgaver og hvor det derfor ikke kun handler om egne opgaver, men i høj grad også om fælles opgaver. Du vil således, som instituttets HR-medarbejder, få en bred kontakt- og samarbejdsflade med kollegaer, ledelse, det videnskabelige personale samt relevante afdelinger på tværs af Aalborg Universitet.

Dine arbejdsopgaver som HR-medarbejder vil bl.a. dække følgende:

- Ansættelse af videnskabelige og teknisk/administrative medarbejdere, herunder oprettelse af stillingsopslag i universitetets rekrutteringssystem samt koordinering af hele ansættelsesprocessen ved ansættelse af faste videnskabelige medarbejdere i tæt koordinering med ledelsen.

- Håndtering af forlængelser af tidsbegrænsede ansættelser, fratrædelser og øvrige ændringer i ansættelsesforhold.

- Ansvarlig for pre- og onboardingprocessen af nye medarbejdere samt løbende vedligehold og udvikling af proceduren.

- Administration af stamdata og IT-brugerrettigheder i diverse IT-systemer som for eksempel Scanpas, IdM og WorkZone.

- Registrering og ajourføring af bibeskæftigelse for videnskabeligt personale.

- Rådgivning om ferie, sygdom og barsel samt registrering af ferie og sygdom for alle medarbejdere på Instituttet.

- Ledelsesrådgivning på HR-området.

- Registrering og ajourføring af bibeskæftigelse.

 Opgaveporteføljen vil blive tilpasset over tid i overensstemmelse med organisationens behov, og det er vigtigt, at du er fleksibel i forhold hertil.

Vi er et sekretariat i udvikling, hvor nøgleordene teamorganisering, samarbejde, videndeling og en positiv feedback-kultur er omdrejningspunktet for vores arbejde og dagligdag både internt i sekretariatet, på instituttet og på tværs af universitetet.

Vi er en gruppe dedikerede medarbejdere, som tager ejerskab for vores opgaver med stor fleksibilitet i opgaveløsningen og tror på, at alle bidrager til fælles udvikling gennem en positiv og professionel indstilling. Vi har en samarbejdskultur, hvor vi er glade og stolte over vores arbejde og de resultater, som vi sammen opnår.

Du har erfaring med personaleadministration

Du har en relevant uddannelse og evt. flere års erfaring inden for området gerne fra et universitet eller anden videregående uddannelsesinstitution, og du er naturligvis flydende både i skrift og tale på dansk og engelsk. Som HR-medarbejder har du en bred berøringsflade i organisationen, hvor du bl.a. har et tæt samarbejde med økonomiteamet omkring finansiering af ansættelser/forlængelser mv., ligesom du har et tæt samarbejde med den centrale HR-afdeling, hvor ansættelseskontrakterne udarbejdes, og hvor du kan sparre omkring diverse HR-opgaver med instituttets HR-partner, den internationale enhed og specialisterne i forhold til eksempelvis barsel eller sygdom.

Du besidder et godt overblik og en udpræget sans for detaljer og systematik og har viljen og evnen til at få fulgt opgaver til dørs i en hverdag med deadlines og perioder med spidsbelastning. Ydermere har du en proaktiv og løsningsorienteret tilgang til såvel opgaver som at hjælpe og servicere vores videnskabelige personale samt gode sociale evner, så du formår at indgå i dialog og samarbejde med mange forskellige typer mennesker på alle organisatoriske niveauer.

Du har både lysten til at arbejde med optimering af administrative sagsgange på en konstruktiv måde og gode IT-kundskaber samt parathed til at lære at begå dig effektivt i relevante interne IT-systemer. Som sekretariatets eneste HR-medarbejder er det vigtigt, at du kan arbejde selvstændigt med både drifts- og udviklingsopgaver, men at du også tager initiativ til at samarbejde og sparre om relevante opgaver med kolleger i både sekretariatet og i organisationen.

Som person er du:

-Energisk og motiveres af en spændende og varieret hverdag

-Engageret og initiativrig af natur

-Nytænkende med henblik på at udvikle eksisterende processer og ansvarsområder

-Analytisk, struktureret og evner at skabe overblik over store og komplekse opgaver

-Positiv, i godt humør og besidder gode samarbejdsevner

En dynamisk arbejdsplads i kontant udvikling

Ved Institut for Kemi og Biovidenskab arbejder vi løbende på at udvikle vores organisation og opgavevaretagelse. Vi tilbyder et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred kontaktflade samt gode faglige og personlige udviklingsmuligheder. Du får nogle dedikerede kolleger, som lægger vægt på faglighed og samarbejde i et dynamisk arbejdsmiljø, hvor det til tider går stærkt, men hvor der også er øje for det sociale. Eksempelvis er der en årlig social dag i sekretariatet, to årlige, faglige temadage samt et to-dages sommerseminar med hele instituttet.

Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg. Stillingen har 3 måneders gensidig prøvetid. Såfremt indplacering sker som AC-fuldmægtig ydes rådighedstillæg i stillingen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansøgning

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til konstitueret sekretariatschef Morten Korsgaard på tlf. 61967126 / moko@bio.aau.dk eller HR-medarbejder Kathrine Nielsen på tlf. 99403634 / knie@bio.aau.dk 

Tiltrædelse pr. 01.05.2023 eller snarest derefter.

Ansøgningsfrist 22.03.2023

Ansættelsessamtaler forventes afholdt i uge 13.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket "søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Stillingsnummer

1205857

Ansøgningsfrist

22/03/2023

Online application - some good advice